Cuando un miembro de tu equipo deja la empresa, es crucial garantizar que sus datos permanezcan seguros y accesibles solo para quienes lo necesitan. Con las ediciones Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus de Google Workspace, ahora puedes hacerlo de manera fácil y eficiente gracias a la función de Archivar Cuentas de Antiguos Empleados.
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¿Qué significa archivar una cuenta de usuario?
Al archivar una cuenta de usuario, su estado cambia a «archivado» y se le asigna una licencia de Usuario Archivado. Esto permite conservar de forma segura los datos del usuario y evitar que acceda a los servicios de Google Workspace.
¿Qué ocurre con los datos y la cuenta de un usuario archivado?
- Google conserva de forma segura los datos del usuario, incluidos los servicios principales como Gmail y Google Drive, así como los servicios no principales como Classroom.
- Los datos del usuario se mantienen en la misma región de datos seleccionada por el administrador, garantizando la seguridad y cumplimiento de normativas.
- La función de Prevención de Pérdida de Datos (DLP) de Google Drive sigue aplicándose a los datos del usuario, asegurando la confidencialidad y protección de la información sensible.
- Si el usuario tiene suscripciones complementarias como Vault o Google Voice, estas se conservan incluso después de archivar la cuenta de usuario, ofreciendo flexibilidad y control sobre los recursos utilizados.
¿Cómo funciona el proceso de archivado y desarchivado?
- Puedes archivar tanto usuarios activos como usuarios suspendidos, garantizando que los datos estén protegidos en cualquier situación.
- Después de archivar una cuenta de usuario, su licencia activa de Google Workspace estará disponible para reasignar a otro usuario en un plazo de 24 horas, optimizando el uso de recursos.
- El proceso de desarchivado permite recuperar el estado anterior de la cuenta de usuario, restaurando el acceso a todos los datos asociados.
- Es importante tener una suscripción a Usuario Archivado, disponible para su compra según la edición de Google Workspace que tengas.
¿Cómo archivar o desarchivar cuentas de usuario?
El proceso es sencillo y puede realizarse desde la consola de administración de Google Workspace:
- Accede a la consola de administración de Google.
- Ve a Directorio > Usuarios.
- Localiza el usuario que deseas archivar o desarchivar.
- Selecciona la opción correspondiente a tu edición de Google Workspace: «Eliminar usuario» seguido de «Archivar usuario» o simplemente «Archivar usuario«.
- Para desarchivar un usuario, selecciona «Desarchivar usuario» y confirma.
Mantén tus datos seguros y organizados con la función de archivar cuentas de antiguos empleados. Más información en la publicación del administrador de ayuda de Google Workspace.
